Jak archivovat dokumenty, faktury a účetní doklady?

Archivování dokumentu a jiných dokladů musíme provádět z důvodů legislativních nařízeních a v souladu s účetními zákony České republiky.  Skladovat musíme předepsané dokumenty, především dodací listy, faktury, pokladní knihy, korespondence se stáními institucemi, dodavatelsko - odběratelské smlouvy, servisní protokoly, certifikáty ke strojním zařízením a ze školeních ohledně zvyšování odborností na jednotlivé činnosti, manuály ke strojům a zařízením. Na všechny tyto účely, používáme archivační boxy a krabice, které jsou vyrobeny tak, aby byly snadno stohovatelné a prakticky zapadaly do sebe.  Pro snadné stohování jsou archivační krabice opatřeny zámky pro fixaci jednotlivých krabic na sobě. Všechny naše archivační krabice a boxy lze velmi jednoduše popisovat.

Archivační krabice se vyrábí ve dvou provedeních, dle jejich způsobu použití:

• Archivace dokladů a dokumentů bez použití šanonů do archivačních boxů
• Archivace dokladů a dokumentů s použitím šanonů do archivačních krabic

Archivace dokladů a dokumentů bez použití šanonů
Tento systém archivace se používá v případě, že plánujete i nadále využívat stávající šanony.
Postup je následující: otevře se šanon, odjistí se kovová pojistka, na otevřené držáky se připojí archivační přenašeč. Dokumenty se přesunou na přenašeč. Do trubiček přenašeče zasuneme archivační sponu, a dokumenty přesuneme na sponu. Po přesunutí dokumentů na sponu navlékneme střední díl sponky a dokumenty zacvakneme do spony. Následně se dokumenty vloží do archivačního boxu a těchto 6 archivačních boxů se naskládá do archivační krabice s víkem. Nyní se již krabice mohou uložit do archivů, polic, na paletu nebo podobně.
 

Archivace dokladů včetně šanonů



Tyto archivační krabice se používají v případě, že již nemáme v plánu nadále šanony využívat a můžeme je tedy rovnou vložit do archivační krabice. Krabice jsou opatřeny otvíráním z boku a umožňují přímý pohled na popsané hřbety vložených šanonů. Konstrukce krabice je vytvořena tak, aby bylo možné je velmi snadno štosovat a umístit je nejen do skladovacích regálů, ale například na palety.
 

Archivační krabice s horním otvíráním pro vkládání šanonů hřbetem nahoru, aby při odklopení víka bylo možné obsah ihned identifikovat. Tento typ krabic je vhodný pro samostatné ukládání do polic a regálů.